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Chorus Pro

Une solution qui modernise et simplifie

Le législateur a défini l’obligation pour les entreprises qui fournissent les administrations de leur adresser leurs factures par voie dématérialisée. C’est pour permettre aux entreprises de répondre à cette obligation que l’AIFE a bâti la plateforme Chorus Pro. La conception de cette solution a donné lieu à une large concertation avec l’ensemble des parties prenantes, et notamment avec les représentants des administrations, des associations d’élus, des entreprises, des opérateurs de dématérialisation, ainsi qu’avec un ensemble d’établissements publics de toutes tailles. Cette concertation a permis à l’ensemble des 130000 entités publiques d’être au rendez-vous du 1er janvier 2017 et de traiter les factures émises par voie électronique, après une phase pilote de 6 mois.

Le déploiement s’est déroulé et achevé selon le calendrier fixé par l’ordonnance : Chorus Pro est devenu obligatoire pour les PME le 1er janvier 2019 avant de le devenir pour toutes les entreprises fournissant les administrations au 1er janvier 2020.

Disponible 24 h/24 et 7 j/7, la solution Chorus Pro a d’ores et déjà permis de traiter plus de 110 millions de factures depuis son ouverture, dont plus de 45 millions pour la seule année 2019. C’est aujourd’hui près de 1,1 million d’utilisateurs — réunissant à la fois les administrations et leurs fournisseurs — qui disposent d’un compte et peuvent ainsi transmettre une demande de paiement ou informer le fournisseur de l’avancement du traitement de celle-ci.

La solution Chorus Pro a ainsi refondé la relation fournisseur / client public, et jeté les bases d’une solution d’intermédiation autour de la demande de paiement. Cette relation va aujourd’hui au-delà de la simple facture, puisque les fournisseurs des administrations peuvent également y déposer leurs états d’acomptes et projets de décomptes, issus de l’exécution des marchés de travaux. Les acteurs privés peuvent aussi y déposer leurs mémoires de frais de justice, et les agriculteurs leurs demandes de remboursement de la taxe intérieure de consommation du fioul lourd et du gaz naturel.

Calendrier de facturation électronique par types de structure
Calendrier du passage à la facturation électronique

La transformation digitale au service des entreprises et des administrations

Dès 2013, et les travaux de concertation préalable avec les entreprises et les entités publiques, l’accélération de l’usage de la facture électronique, dans les relations entre le secteur public – État, collectivités territoriales, établissements publics – et ses fournisseurs, avait été identifiée comme une mesure essentielle. La dématérialisation de ces échanges est en effet de nature à alléger la charge administrative pesant sur les entreprises, tout en facilitant les travaux des pouvoirs publics.

La facture électronique permet des gains de rapidité dans l’envoi et le traitement de la facture, l’automatisation de la saisie, l’archivage électronique et la traçabilité des flux. Sa généralisation constitue une source d’amélioration significative des flux de trésorerie et du besoin en fonds de roulement, notamment pour les PME.

Les nouvelles technologies offrent l’opportunité de progresser vers une relation plus efficace, en évitant des traitements manuels à faible valeur ajoutée qui représentent un coût significatif, aussi bien pour les entreprises que pour l’administration.

Outre les gains de temps et de coûts d’envoi postal permis par la transmission électronique des factures, leur dématérialisation est un gage de fiabilité et de sécurité pour les entreprises, en offrant de nouveaux services, telle que la possibilité de suivi en ligne de l’état de traitement des factures émises.

Par ailleurs, Chorus Pro garantit l’unicité de la modalité de dépôt par le fournisseur et de réception par la structure publique, ce qui est un facteur important de simplification dans l’accès à la commande publique.

Une large gouvernance pour un dispositif né de la conertation

Soucieuse de proposer une solution en adéquation avec les attentes de ses utilisateurs, l’AIFE a, dès le démarrage de Chorus Pro, souhaité doter la solution d’un dispositif de gouvernance représentatif de l’ensemble des parties prenantes. C’est pourquoi une Instance de Pilotage Mutualisée (IPM) a été mise en place afin de partager, prioriser et piloter les besoins d’évolution de la solution. Cette IPM est ainsi constituée des représentants de la sphère publique (collèges État, collectivités territoriales et établissements publics) et de la sphère privée (collèges fournisseurs, éditeurs et opérateurs de dématérialisation, partenaires institutionnels). À l’issue de nombreux groupes de travail, l’IPM est réunie 1 à 2 fois par an en séance plénière, et permet de définir la feuille de route de la solution. Elle a ainsi permis de faire évoluer la solution, et de préparer notamment l’arrivée des microentreprises à l’obligation en 2020.

Bilan de la mise en œuvre de Chorus pro à fin 2019

Près de 46 millions de factures ont été reçues par Chorus Pro en 2019, ce qui portait, au 31 décembre 2019, le total de factures traitées par la plateforme depuis son ouverture à 85 millions.

Aujourd’hui plus de 100 millions de factures ont été déjà reçues et traitées par Chorus Pro.

Les factures de travaux

Chorus Pro permet la transmission et la validation des pièces concourant à l’exécution financière des marchés de travaux.

Bien qu’une phase pilote ait été menée durant l’année 2017, en collaboration avec la Fédération Nationale des Travaux Publics (FNTP) et la Fédération Française du Bâtiment (FFB), l’exécution des marchés de travaux au sein de Chorus Pro progresse très lentement. En effet, l’ensemble des acteurs impliqués dans les marchés de travaux ne sont des utilisateurs de Chorus Pro que depuis le 1er janvier 2020, notamment les maitrises d’ouvrage (architectes notamment) qui sont en général de petites structures, et qui n’ont donc été concernées par l’obligation d’envoi à Chorus Pro de leurs factures qu’à partir de cette date.

L’IPM consacrera par conséquent une part importante de ses travaux à ce sujet pour les prochains mois.

Les frais de justice et dématic, partie intégrante de Chorus Pro

Chorus Pro intègre, en plus des factures et des dossiers de facturation des marchés de travaux  :

  • le dépôt dématérialisé des mémoires de frais de justice, pour les prestataires de justice, intervenus suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire. Ce dépôt a été initié par l’AIFE dès 2014 ;
  • les demandes de remboursement partiel de la Taxe Intérieure de Consommation sur les produits énergétiques (TIC) pour les agriculteurs. Là aussi une première solution avait déjà été mise en œuvre par l’AIFE dès juin 2015.

A ce jour, en moyenne, ce sont environ 80 000 mémoires de frais de justice et 6 000 demandes de remboursement de la TIC qui sont effectuées chaque mois.

L’AIFE à la rencontre des fournisseurs, utilisateurs de Chorus Pro

L’AIFE s’est beaucoup investi dans l’accompagnement des nouveaux utilisateurs de Chorus Pro, particulièrement des entreprises. Après l’accompagnement des grandes entreprises et des ETI fournisseurs de la sphère publique, cet accompagnement s’est considérablement renforcé en 2019 avec l’arrivée massive des PME afin d’aider les entreprises à résoudre leur difficulté de manière individualisée, via des ateliers thématiques réalisés à distance. Le dispositif a été très apprécié des PME qui ont été des centaines à avoir déjà bénéficié.

L’AIFE a continué en 2018 et en 2019 de se déplacer à la rencontre des utilisateurs de Chorus Pro, entreprises (notamment PMEs et TPEs) et entités publiques, dans toute la France, avec un total, sur ces deux années clés dans le déploiement de Chorus Pro, d’une centaine de déplacements et plus de 6 000 participants touchés.

Des webinaires de formation sont par ailleurs organisés depuis 2017 afin de faciliter l’appropriation de l’outil par de nouveaux acteurs, publics comme privés. En 2019, l’AIFE a ainsi continué sur le même rythme qu’en 2018 et a animé 87 sessions de webinaires, avec près de 7000 participants formés.

L’AIFE s’appuie par ailleurs sur de multiples relais à la fois dans le cadre de ses déplacements mais aussi de l’organisation des webinaires afin de démultiplier cet accompagnement comme, par exemple, l’ordre des experts-comptables, les Chambres de Métiers et de l’Artisanat, l’U2P, la CPME, le MEDEF, de nombreuses fédérations professionnelles (FFB, CAPEB, FNTP, UNSFA…).

Communauté Chorus Pro, toute l'information et la documentation de Chorus Pro

Les utilisateurs de Chorus Pro disposent du site de la Communauté Chorus Pro Lien externe , sur lequel ils peuvent trouver aisément toute l’information et la documentation utiles. Le site comporte notamment un moteur de recherche étendu, un accès direct à la documentation, la possibilité de s’inscrire aux webinaires thématiques, et le partage des bonnes pratiques en matière de dématérialisation.

Le support de Chorus Pro

Le support aux utilisateurs de Chorus Pro a été renforcé début 2018 grâce à l’intégration d’un robot conversationnel (chatbot), baptisé ClaudIA, qui s’appuie sur les technologies d’Intelligence Artificielle. ClaudIA améliore le service rendu aux utilisateurs de Chorus Pro en proposant un service de support disponible 24h/24 et 7j/7.

Plus de 857 000 sollicitations ont été reçues par le support en 2019, dont 80% sont pris en charge par le robot ClaudIA.

Si la conversation avec le robot Claudia n’aboutit pas, elle peut se poursuivre avec un opérateur du support dans le cadre d’un dialogue en ligne avec l’internaute pour l’aider à résoudre son problème (« live chat »).

L’équipe support s’appuie également sur d’autres outils pour faciliter l’analyse et le diagnostic d’une sollicitation :

  • Un outil d’hypervision qui permet de suivre le traitement d’une facture depuis son arrivée dans Chorus Pro jusqu’à la finalisation de son traitement dans l’application destinatrice. Cet outil permet également de superviser les flux en production : recherche d’un flux, consultation et téléchargement des comptes-rendus d’intégration ;
  • Un outil de substitution qui permet au support de se substituer « en ligne » à un utilisateur du portail Chorus Pro, et ainsi de pouvoir partager la même vision que lui de son espace sur le portail, afin de mieux l’aider à résoudre son problème.

Le support dit « de niveau 2 » traite, quant à lui, des sollicitations plus complexes, portant sur le fonctionnement de Chorus Pro, la surveillance des échanges (en mode flux EDI ou services API) sur la plateforme de production ou sur le portail de qualification.

À ce titre, les équipes du support niveau 2 supervisent le portail Chorus Pro et son système d’échange afin de détecter d’éventuels dysfonctionnements et de planifier les actions correctives. Elles s’assurent du bon traitement de l’ensemble des flux qui transitent entre Chorus Pro et les autres applications.

Enfin, le support de niveau 2 assure le support aux entités externes lors des phases de qualification des nouveaux flux EDI ou des nouveaux services API sur le portail de qualification de Chorus Pro.

Une large communication autour de Chorus Pro

Bien avant le lancement de Chorus Pro, l’AIFE a communiqué très largement, et par différents canaux, sur le développement de la facturation électronique.

Après avoir organisé plusieurs colloques, en particulier au centre de conférence des ministères économiques et financiers à Bercy, l’AIFE s’est recentrée depuis deux ans sur une communication ciblée vers les utilisateurs de Chorus Pro PME et TPE :

  • réunions d’échanges, communications, participations à des congrès/conférences avec les fédérations professionnelles et notamment avec : CPME, FFB, FNTP,U2P, Chambres de métiers et de l’artisanat (CMA), Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables, Union Nationale des Syndicats français d’Architectes…;
  • relations presse, interventions dans les médias ;
  • communications sur les réseaux sociaux ;
  • participations à des salons ou colloques nationaux…
  • enfin, prémices du lancement prévu en 2020 d’un club des utilisateurs Chorus Pro, plusieurs petits déjeuners d’échange ont été organisés avec d’une part, les principaux éditeurs et opérateurs de dématérialisation, acteurs clés directement concernés par Chorus Pro, et d’autre part les grands fournisseurs de la sphère publique.