Chorus et Chorus Formulaires

Chorus, l'application budgétaire et comptable de l’État

Cœur historique du Système d’Information Chorus, les applicatifs Chorus et Chorus Formulaires sont destinés aux acteurs de la fonction financière de l’État, au sein des ministères et des directions réglementaires. Chorus permet d’assurer depuis 2012 l’ensemble des fonctions budgétaires et comptables de l’État, ainsi que la production des comptes de l’État, certifiés par la Cour des comptes dès 2012

La migration vers S/4 HANA

Le principe de migration de Chorus Cœur vers la nouvelle solution S/4HANA de SAP a reçu l’avis favorable du Comité d’Orientation Stratégique en septembre 2021 et a été validé par le ministre chargé des Comptes publics.

En s’appuyant sur cette décision, l’AIFE a engagé fin 2021 la démarche de concertation avec les ministères pour finaliser le calendrier du projet ainsi que les modalités de sa gouvernance et de la participation des ministères. Plusieurs principes ont été retenus afin de limiter les risques du projet :

  • La migration s’effectuera à structure organisationnelle constante sans refonte des paramètres structurants fondamentaux de Chorus ;
  • Des travaux de réingénierie de certains processus métiers, pilotés par les ministères, seront conduits en vue d’une mise en œuvre éventuelle ultérieure dans Chorus ;
  • L’amélioration de l’ergonomie de certaines transactions majeures de Chorus, grâce à l’utilisation de la technologie « FIORI », sera recherchée. La sélection des transactions concernées et la conception de leur nouvelle ergonomie feront l’objet d’échanges avec les ministères en amont de la migration.

Le calendrier prévisionnel du projet, validé par la communauté interministérielle, prévoit un début des travaux au second semestre 2022 pour une mise en production en mai 2024.

Une évolution technique structurante

Des mises à jour techniques importantes de Chorus devaient être réalisées préalablement à la migration vers S/4HANA. Ce projet d’upgrade, lancé en septembre 2020, s’est achevé le 14 juillet 2021, dans le respect du calendrier et du budget prévus, sans impact visible pour les utilisateurs hormis une modernisation du portail Chorus apportant une meilleure facilité d’utilisation.

Cette mise à jour réussie de Chorus constitue un socle technique solide qui va faciliter la future migration vers S/4HANA.

L’utilisation du RPA

Un premier usage de RPA (Robotic Process Automation), inspiré d’une expérimentation ministérielle, a été mis en place en 2021 pour automatiser l’envoi par mail des bons de commande Chorus aux fournisseurs, actions jusque-là réalisées manuellement par des utilisateurs de Chorus.

Après une phase pilote débutée en juillet 2021, ce service a été progressivement déployé dans différents services de 6 ministères. Fin 2021, 5 robots envoyaient ainsi chaque jour entre 600 et 800 bons de commande de façon totalement automatisée.

Le déploiement de cette solution va se poursuivre en 2022 dans les services ministériels qui le souhaitent.

Le périmètre initial, circonscrit aux bons de commande générés à partir de demandes d’achat issues de Chorus Formulaires, sera étendu en 2022 aux demandes d’achat issues d’applications ministérielles et aux bons de commande générés sans demande d’achat préalable.

La comptabilisation automatique des demandes de paiement

Dans le cadre du Fonds de transformation de l’action publique (FTAP), l’AIFE a mené un premier projet permettant d’optimiser les contrôles des factures de la commande publique grâce à l’intelligence artificielle, en améliorant la détection des irrégularités constatées. Cette solution déployée partiellement avec succès en 2020 a été généralisée début 2021.

Dans la continuité de ce 1er projet, l’automatisation du traitement de certaines dépenses a été expérimentée au printemps 2021, avant d’être plus largement déployée début 2022. Ce sont plus de 9 000 factures par mois dont les demandes de paiement peuvent être aujourd’hui automatisées, sur des périmètres de dépenses à très faible risque et encadrés réglementairement (fluides et télécommunications). Cette révolution dans le processus de dépense de l’État a été rendue possible par des avancées technologiques du SI Chorus, mais aussi réglementaires, à travers les arrêtés relatifs à la dématérialisation, au service fait présumé et à l’ordre de payer périodique.

La facilitation de la constatation du Service Fait

Le « Service Fait » est la base du paiement en matière de comptabilité publique : un paiement ne peut être effectué que lorsque le service a été exécuté.

La mise en place partielle en 2021 dans Chorus et Chorus Formulaire d’un nouveau « Service Fait Assisté », permettant de partager des informations de facturation clé et générant automatiquement une proposition de Service Fait, a permis de réduire significativement le volume et le temps d’échange entre les acteurs afin d’accélérer le traitement des factures. Ainsi, en 2021 ce sont plus de 12 000 propositions de « Services Faits Assistés » qui ont été réalisées chaque mois.

Une offre de formation adaptée à la crise sanitaire

Afin de s’adapter aux conséquences de la crise sanitaire, l’AIFE a répondu aux besoins de formation des agents des ministères via des sessions de formation en distanciel. 37 sessions ont été dispensées en 2021.

Ces sessions ont permis de former un grand nombre de participants (2 800 agents) selon des modalités allégées et de résorber ainsi les retards de formations enregistrés par les ministères qui ne faisaient pas appel à l’AIFE mais à leurs propres réseaux de formateurs. Ces sessions ont recueilli un taux de satisfaction élevé, de 83%, à rapprocher de celui des formations Chorus en présentiel supérieur à 90%.

La refonte de la gouvernance des évolutions

La gouvernance des évolutions de Chorus s’est poursuivie en 2021 avec les ministères et les directions réglementaires. Le comité interministériel des évolutions du 3 juin 2021 a validé les demandes d’évolution priorisées par les groupes thématiques qui s’étaient réunis de septembre 2019 à avril 2021 dans le cadre du cycle 11 des évolutions de Chorus.

Au total, 21 demandes ont été retenues parmi lesquelles l’enrichissement de plusieurs restitutions budgétaires (Chorus cœur et infocentre) visant à faciliter le pilotage par les services ainsi que des évolutions de Chorus Formulaires destinées à améliorer le travail au quotidien des services prescripteurs de la fonction financière.

2021 a été l’occasion de tirer le bilan des travaux réalisés au cours des 2 précédents cycles d’évolution et de faire évoluer la gouvernance avec :

  • Un allègement de la comitologie, à travers la fusion du groupe thématique « Dépense » et du « Groupe permanent des experts » en un groupe thématique unique dédié aux évolutions du système d’information, dont la présidence a été confiée à M. Senèze, inspecteur général des finances, et le secrétariat au ministère de l’Intérieur
  • Une plus grande place accordée à l’innovation à travers la création d’un nouveau groupe thématique « innovation » (voir encart). Le secrétariat en est assuré par l’AIFE.

Le groupe thématique « pilotage » a été maintenu pour traiter des besoins de pilotage et/ou d’analyse des données financières pour les acteurs ministériels. Il est présidé par le ministère des armées et son secrétariat est assuré par le ministère de la Culture.