Chorus Pro

Une solution qui modernise et qui simplifie

L’ordonnance du 26 juin 2014 a défini l’obligation pour les entreprises d’envoyer leurs factures de façon dématérialisée à toutes les entités publiques, dans un calendrier progressif entre le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

Déployée à partir de janvier 2017, la plateforme Chorus Pro est devenue obligatoire le 1er janvier 2018 pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI).

En 2018, 27 millions de factures ont été reçues dans Chorus Pro. Par ailleurs, de nombreuses PME ont librement anticipé l’obligation d’envoi de leurs factures à la sphère publique de façon dématérialisée via Chorus Pro.

A partir de 2020, ce seront près de 100 millions de factures qui devraient être traitées annuellement par Chorus Pro, en provenance d’environ un million de fournisseurs.

Pour se raccorder à Chorus Pro, les entreprises, comme les entités publiques, disposent de plusieurs façons de se raccorder :

  • un raccordement direct à Chorus pro selon l’un des 3 modes décrit ci-après ;
  • l’utilisation d’un progiciel de gestion raccordé à Chorus pro ;
  • l’utilisation des services d’un opérateur de dématérialisation ;
  • la sous-traitance à un tiers, comme par exemple un expert-comptable.

Le raccordement direct à Chorus Pro, pour tenir compte de la diversité des fournisseurs et des entités publiques, est possible selon différentes modalités d’émission et de réception, toutes gratuites :

  • le mode portail, qui est le mode le plus simple à mettre en œuvre, par saisie manuelle ou par dépôt d’un document PDF, ne nécessite pas de prérequis techniques ;
  • le mode service (API), qui s’inscrit dans la volonté de l’État de publier des services intégrables dans les systèmes d’information de ses partenaires (État plateforme). Il est fondé sur des échanges synchrones entre systèmes d’information ;
  • enfin, le mode Échange de Données Informatisé (EDI), réservé aux volumes importants, qui est traditionnellement fondé sur des échanges asynchrones de fichiers entre systèmes d’information.

Point essentiel à la simplicité et à la souplesse de la solution mise en œuvre, le fournisseur et l’entité publique choisissent indépendamment leurs modalités d’émission et de réception.

Enfin, la solution mutualisée facilite le traitement de la facture en proposant un flux pivot unique. Le flux pivot est identique, quels que soient l’émetteur, le format de transmission et le destinataire. Ce flux contient les données permettant la création d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe et le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires.

En 2020, ce sont près de 100 millions de factures qui seront traitées par le portail Chorus Pro chaque année, en provenance d’environ un million de fournisseurs.

La transformation digitale au service des entreprises et des administrations

Dès 2013, et les travaux de concertation préalable avec les entreprises et les entités publiques, l’accélération de l’usage de la facture électronique, dans les relations entre le secteur public - État, collectivités territoriales, établissements publics - et ses fournisseurs, avait été identifiée comme une mesure essentielle. La dématérialisation de ces échanges est en effet de nature à alléger la charge administrative pesant sur les entreprises, tout en facilitant les travaux des pouvoirs publics.

La facture électronique permet des gains de rapidité dans l’envoi et le traitement de la facture, l’automatisation de la saisie, l’archivage électronique et la traçabilité des flux. Sa généralisation constitue une source d’amélioration significative des flux de trésorerie et du besoin en fonds de roulement, notamment pour les PME.

Les nouvelles technologies offrent l’opportunité de progresser vers une relation plus efficace, en évitant des traitements manuels à faible valeur ajoutée qui représentent un coût significatif, aussi bien pour les entreprises que pour l’administration.

Outre les gains de temps et de coûts d’envoi postal permis par la transmission électronique des factures, leur dématérialisation est un gage de fiabilité et de sécurité pour les entreprises, en offrant de nouveaux services, telle que la possibilité de suivi en ligne de l’état de traitement des factures émises.

Par ailleurs, Chorus Pro garantit l’unicité de la modalité de dépôt par le fournisseur et de réception par la structure publique, ce qui est un facteur important de simplification dans l’accès à la commande publique.

Un dispositif construit sur la base de la concertation

L’ensemble des travaux de mise en place de la solution Chorus Pro a fait l’objet d’une large concertation préalable avec les collectivités locales, les Établissements Publics Nationaux (EPN), les ministères, ainsi que les entreprises, les opérateurs de dématérialisation et les éditeurs de logiciels dans le cadre de différentes structures partenariales.

Cette concertation préalable, initiée en 2014, s’est poursuivie tout au long de la construction, de l’expérimentation et du déploiement de la solution.

Mais elle s’est également poursuivie et enrichie depuis lors. Les instances ont ainsi été complétées pour assurer la gouvernance des évolutions et le déploiement de la solution. Une nouvelle instance, l’Instance de Pilotage Mutualisé de Chorus Pro (IPM Chorus Pro), a été créée pour réunir tous les profils d’utilisateurs de la solution.

Bilan de la mise en œuvre de Chorus Pro à fin 2018

Avec plus de 27 millions de factures reçues dans Chorus Pro en 2018 (contre 11,1 millions en 2017), le déploiement de Chorus Pro se poursuit conformément à la trajectoire fixée par l’ordonnance du 26 juin 2014 et aux prévisions faites.

L’AIFE avait en effet annoncé début 2018 envisager un volume de factures pour l’année d’environ 30 millions. Ce volume a pu être atteint notamment grâce aux nombreuses PMEs qui ont anticipé l’obligation d’envoi de leurs factures à la sphère publique de façon dématérialisée via la plateforme Chorus Pro, bien que cette obligation ne les concerne pourtant qu’à partir du 1er janvier 2019.

345 000 structures privées et 139 000 entités publiques ont échangé ces factures durant l’année 2018, principalement en mode API (plus de 18 millions d’appels API par jour atteints fin 2018) ou via des échanges EDI (15 millions de flux reçus en 2018) pour les fournisseurs ayant de gros volumes de factures. Une très forte croissance de tous ces volumes est attendue en 2019 avec le déploiement massif des PME. Le volume attendu pour 2019 est estimé à environ 50 millions de factures.

Les factures de travaux

Chorus Pro permet la transmission et la validation des pièces concourant à l’exécution financière des marchés de travaux.

Bien qu’une phase pilote ait été menée durant l’année 2017, en collaboration avec la Fédération Nationale des Travaux Publics (FNTP) et la Fédération Française du Bâtiment (FFB), l’exécution des marchés de travaux au sein de Chorus Pro progresse très lentement. En effet, l’ensemble des acteurs impliqués dans les marchés de travaux ne sont pas encore tous des utilisateurs de Chorus Pro, notamment les maitrises d’ouvrage (architectes notamment) qui sont en général de petites structures, et qui ne seront donc concernées par l’obligation d’envoi à Chorus Pro de leurs factures qu’à partir de 2019 (PMEs) ou 2020 (TPEs).

L’IPM consacrera par conséquent une part importante de ses travaux à ce sujet pour les années 2019 et 2020.

Les frais de Justice et DémaTIC, parties intégrantes de Chorus Pro

Chorus Pro intègre deux types de factures et d’utilisateurs un peu particuliers :

  • le dépôt dématérialisé des mémoires de frais de justice, pour les prestataires de justice, intervenus suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire. Ce dépôt a été initié par l’AIFE dès 2014 ;
  • les demandes de remboursement partiel de la Taxe Intérieure de Consommation sur les produits énergétiques (TIC) pour les agriculteurs. Là aussi une première solution avait déjà été mise en œuvre par l’AIFE dès juin 2015.

A ce jour, en moyenne, ce sont environ 80 000 mémoires de frais de justice et 6 000 demandes de remboursement de la TIC qui sont effectuées chaque mois.

L’AIFE à la rencontre des fournisseurs, utilisateurs de Chorus Pro

L'accompagnement

L’AIFE s’est beaucoup investi dans l’accompagnement des nouveaux utilisateurs de Chorus Pro, particulièrement des entreprises.

L’information des structures publiques et leur paramétrage dans Chorus Pro, avant même le lancement de Chorus Pro le 1er janvier 2017, avaient constitué des enjeux prioritaires pour la réussite de la mise en œuvre de l’obligation. Il s’agissait alors, en pratique, de s’assurer que toute facture déposée par un grand fournisseur serait bien réceptionnée par l’entité publique destinataire. Pour cela plusieurs actions avaient été menées en parallèle, et qui se sont évidemment poursuivies et renforcées ces trois dernières années.

Le déploiement des grands fournisseurs de la sphère publique avait fait l’objet d’une attention particulière en 2017. Des comités de suivi avaient été ainsi organisés chaque semaine pour les principaux grands fournisseurs, afin de les accompagner dans le déploiement de la solution Chorus Pro. Pour 7 d’entre eux (Orange, SFR, EDF, Total, La poste, Veolia et Engie) une comitologie projet spécifique personnalisée avait été mise en place afin de permettre un suivi opérationnel resserré, et le partage des difficultés pouvant être rencontrées.

L’accompagnement des grands fournisseurs s’est poursuivi en 2018, et s’est étendu aux ETI et aux PME/TPE. Un accompagnement individualisé a d’ailleurs été opéré par l’AIFE pour 58 entités publiques et privées. Plus de 120 réunions de suivi de ces entités ont été organisées et animées.

En outre, l’AIFE se déplace à la rencontre des utilisateurs de Chorus Pro (entreprises et entités publiques) dans toute la France : 56 déplacements (dont beaucoup sur le sujet des marchés de travaux) et plus de 4 000 participants en 2018

En réponse aux besoins exprimés des utilisateurs, il a ainsi été choisi d’orienter une grande partie des thèmes des formations sur les principes d’utilisation de Chorus Pro, ainsi que sur le traitement des factures de marchés de travaux.

Les webinaires de formation, organisés depuis 2017 afin de faciliter l’appropriation de l’outil par de nouveaux acteurs, publics comme privés, se sont poursuivis en 2018  : 93 sessions avec 7 000 participants formés, dont un peu plus d’un quart sur le thème des marchés de travaux. De nouveaux webinaires dédiés à la gestion des mémoires de justice ont également été initiés en 2018.

Communauté Chorus Pro, toute l'information et la documentation de Chorus Pro

Les utilisateurs de Chorus Pro disposent du site de la Communauté Chorus Pro, sur lequel ils peuvent trouver aisément toute l’information et la documentation utiles. Le site comporte notamment un moteur de recherche étendu, un accès direct à la documentation, la possibilité de s’inscrire aux webinaires thématiques, et le partage des bonnes pratiques en matière de dématérialisation.

Le support de Chorus Pro

Le support aux utilisateurs de Chorus Pro a été renforcé début 2018 grâce à l’intégration d’un robot conversationnel (chatbot), baptisé ClaudIA, qui s’appuie sur les technologies d’Intelligence Artificielle. ClaudIA améliore le service rendu aux utilisateurs de Chorus Pro en proposant un service de support disponible 24h/24 et 7j/7.

Plus de 775 000 sollicitations ont été reçues par le support en 2018, soit le triple de 2017.

Si la conversation avec le robot Claudia n’aboutit pas, elle peut se poursuivre avec un opérateur du support dans le cadre d’un dialogue en ligne avec l’internaute pour l’aider à résoudre son problème (« live chat »), voire ensuite par un rappel téléphonique de l’utilisateur par un opérateur du support .

L’équipe support s’appuie également sur d’autres outils pour faciliter l’analyse et le diagnostic d’une sollicitation :

  • Un outil d’hypervision qui permet de suivre le traitement d’une facture depuis son arrivée dans Chorus Pro jusqu’à la finalisation de son traitement dans l’application destinatrice. Cet outil permet également de superviser les flux en production : recherche d’un flux, consultation et téléchargement des comptes-rendus d’intégration ;
  • Un outil de substitution qui permet au support de se substituer « en ligne » à un utilisateur du portail Chorus Pro, et ainsi de pouvoir partager la même vision que lui de son espace sur le portail, afin de mieux l’aider à résoudre son problème.

Le support dit « de niveau 2 » traite, quant à lui, des sollicitations plus complexes, portant sur le fonctionnement de Chorus Pro, la surveillance des échanges (en mode flux EDI ou services API) sur la plateforme de production ou sur le portail de qualification.

À ce titre, les équipes du support niveau 2 supervisent le portail Chorus Pro et son système d’échange afin de détecter d’éventuels dysfonctionnements et de planifier les actions correctives. Elles s’assurent du bon traitement de l’ensemble des flux qui transitent entre Chorus Pro et les autres applications.

Enfin, le support de niveau 2 assure le support aux entités externes lors des phases de qualification des nouveaux flux EDI ou des nouveaux services API sur le portail de qualification de Chorus Pro.

Une large communication autour de Chorus Pro

Bien avant le lancement de Chorus Pro, l’AIFE a communiqué très largement, et par différents canaux, sur le développement de la facturation électronique.

Après avoir organisé plusieurs colloques, en particulier au centre de conférence des ministères économiques et financiers à Bercy, l’AIFE s’est recentrée en 2018 sur une communication ciblée vers les utilisateurs nouveaux et futurs de Chorus Pro, et plus particulièrement les PME et TPE :

  • réunions d’échanges, communications, participations à des congrès/conférences avec les fédérations professionnelles et notamment avec : CPME, MEDEF, FFB, FNTP et Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables ;
  • petits déjeuners réguliers avec les opérateurs de dématérialisation et les éditeurs de progiciels de gestion ;
  • relations presse, interventions dans les médias ;
  • communications sur les réseaux sociaux ;
  • participations à des salons ou colloques nationaux…